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《搞定:无压力工作的艺术》 热门划线

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按照 [[GTD]] 原则,时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担,所以我们要建立工作计划系统,将繁琐的事务赶出大脑,让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心,同样也是缓解压力、释放大脑,让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态,自然而然地产生创意思维,想出一个又一个好点子。在这个过程中,不要自我设限,不要过早评价,等到创意想得差不多了,再来考虑整理和执行。

序言

人生循环性。事情会变好,然后又变糟。

我有一些鉴定书籍的方法,其中两个是:我能不能在一两个月之后还记得它的内容,以及它是否影响了我的世界观。

最新版介绍

我所描述的无压力工作效率原则乃至其大部分方法不曾过时,也不会在可预见的未来发生改变。

尽管如此,选择过剩也能轻易浇灭我们工作效率的火焰

需要负责处理其目前力所不能及事项的任何人,都有机会以超乎想象的方式从容不迫地完成任务。

《搞定》并不止于搞定诸事,它涉及适当处理你的工作和生活。

而只是指导你在每一刻采取最佳行动,消除外界因素导致的干扰和压力。

多年来,我发现大家在一起玩这个游戏;现在,我们有了一个扩展框架的绝佳机会,可以将全部GTD用户纳入其中。

(1)某些人很容易就会觉得本书的信息量和行动建议太过繁多,因而觉得无从下手;(2)对于大多数人来说,将某些基本做法培养成习惯可能要花些时间。

值得实现的一切生活目标都需要付诸实践。事实上,生活本身就是一个长期实践过程,是完善我们行动的持续努力。一旦掌握了适当的实践技术,新的学习任务就会变成一种充满快乐和安宁的无压力体验,一个安排你所有生活内容、促进正确看待所有生活难题的过程。
——托马斯·斯特纳

任何值得存在的,也值得被认识,因为认识是存在的反映;而细微的和宏大的事物并肩存在。——弗朗西斯·培根

我把《搞定》做成了一种实用手册——很像一本食谱,它叙述了基本原则,介绍了有关烹饪和上菜的各种常识,提供了足够具体的烹饪方法,足以让你搞定无限多的未来晚宴。

能够帮你始终富有成效地积极认识真正重要的生活和工作问题。

《搞定》欢迎你

方法可能不止一百万种,但原则寥寥无几。把握原则的人可以成功选择其自身方法。尝试方法而忽略原则的人必定惹麻烦。——拉尔夫·瓦尔多·爱默生

第1章 新情况,新做法

本书中的这套方法,完全基于三个主要目的:(1)收集所有需要处理或者对你有用的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的、小的、不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中;(2)指导自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策,以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单;(3)管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

第2章 掌控生活:横向管理工作流程的5个步骤

(1)收集引起我们注意的事务和信息;(2)理清每个项目的意义和相关措施;(3)组织整理结果,提出选项;(4)进行思考回顾;(5)选择行动。

  1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中,而不是在你的大脑里。
  2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好,够用即可。
  3. 你必须定期清空这些设备。

对于那些可以付诸行动的事务,你则需要:一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单,以及一个等待清单(清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务)。

·5楼视野:目的和原则。
·4楼视野:愿景。
·3楼视野:目标。
·2楼视野:关注点及责任范围。
·1楼视野:当前项目。
·地面:当前行动。

第3章 控制项目:纵向管理项目的5个阶段

人的大脑在面对任何一项任务的时候,都要经过5个步骤:1. 定义目标和原则。2. 展望结果。3. 头脑风暴/集思广益。4. 组织整理。5. 明确下一步的行动方案。

有许多技巧都可以用来启动思维,强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下3点:·不判断、不质疑、不评估、不批判·追求数量、不求质量·把分析组织工作置于次要的地位

组织整理的关键步骤如下:
·明确事件的重要组成部分
·整理分类(按照下面一个或多个标准)
·构成因素
·先后顺序
·重要程度
·足够详细的描述

你到底需要多翔实的计划?需要详细到什么程度呢?一个简单的回答就是,只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就足够了。

你早已经知道如何进行记录、明确预期结果、确定下一步行动方案、对事务进行归纳分类、及时地回顾检查,以及凭借直觉做出选择判断

第4章 准备工作:确定时间、空间和工具

通过行动让自己感觉良好,要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。

如果你真心实意地希望在个人管理方面取得实质性进步,那么,我建议你多关注细节,并全面遵循下文给出的各种建议。

我建议你安排整段时间来启动这一管理计划,准备一个工作区,包括适宜的空间、家具和工具。工作区安排合理,简单高效,能够大大减少处理事务时的内心抵触情绪,甚至还会吸引你坐下来投入工作,并加快你的工作节奏。

你必须准备一个专门、私人和独立的工作区——在家里、在工作场所,如果可能的话,甚至在旅途中也要有一个工作区。

我接触过的很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰,根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起相似的工作区后,就立刻感到受益匪浅。

一个良好的工作处理模式,一些得心应手的工具,加之住所和工作地点间相互连接的管理系统,都可以使你旅途中的工作变得富有成效。

你需要应用你现有的系统,而不需要不断重新创建系统。

一些基本的管理工具我们假设你从零做起,除了拥有一个桌面的工作空间以外,你还需要:·资料存放托盘(最少3个)·一叠信纸大小的白纸·一支钢笔或铅笔·便利贴(3英寸×3英寸)·回形针·活页夹·订书机和订书钉·透明胶带·橡皮筋·自动打签机·若干文件夹·一个日程表·废纸篓或循环垃圾箱·用于收集、整理数据和制定任务清单的现有工具,包括移动设备、个人电脑以及纸质计划书和笔记本(如果有的话)

手头准备一些白纸或小册子,专门用于捕捉突然萌发的奇思妙想,这一点很重要。

日程表不应该当作一个行动清单来使用,它应该记录那些必须在指定日期或时间完成的工作。

我们的大脑绝非一个存储空间,因此需要一些外部装置来管理提示信息,并为自己指引方向。

当你处理收集到的资料时,不到两分钟就能处理完的事情都要立刻完成,这期间会用到便利贴、订书机和回形针之类的东西。那些需要花很长时间阅读处理的东西(杂志、文章、纸质报告和文件),则需要放在一个专用的文件托盘里。很可能还有一些东西需要你整理归档。其余事项(需要维护的项目进度情况、记录在日程表上的事情、行动提示,以及那些需要你跟踪检查的任务)需要整理成某种格式的清单,或者类似的可回顾形式。

提升个人工作效率的最佳手段之一,就是拥有你乐于使用的管理工具。

当考虑是否应该配备一个管理工具时,什么样才算是合适呢?你一定要记住,真正的目的是管理你的清单。你应该能够在忙碌中轻松地创建清单,并能随时查阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单,也掌握了正确的使用方法,采用何种媒介就无关紧要了,你只需关注简洁程度、速度和趣味性即可。

如果你的资料归档系统在速度、功能和趣味性方面有所欠缺,整个信息收集过程就会令你苦不堪言。

为了积累经验,你需要对某些事情或想法进行整理……你必须创建一个文件夹……一旦某些事情或想法令你深受触动,一定不要让它们从你的头脑中溜走,而要将其整理归档,从而得出其潜在的含义,搞清楚这些感觉或想法是愚蠢之见,还是存在发挥建设性作用的可能。

整个归档分类过程不应该超过1分钟,如果达不到这个要求,就说明你的归档系统还需要改进。

一般性归档系统应该触手可及

你拥有那些你所命名的东西。但你收集却未命名的东西并不属于你。

至少一年整理一次归档系统 定期整理你的文件归档系统,可以防止资料变得混乱,也能防止某些资料如石沉大海般被遗漏。

如果你已经决定要花费一定的时间来建立自己的工作管理系统,要想获得最佳效果,你还需要做一件事情:处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。

第5章 收集阶段:归拢材料

将你关心的所有事情统统收集起来,然后清空自己的大脑。这就是你的理想目标,你应该时刻向它靠拢。

立刻扔掉 如果你一眼就能分辨出某些物品是无用的垃圾,那么别犹豫,立刻扔掉好了。

你现在不该做的事情,就是在收集过程中,忙于进行这些细枝末节的打扫和整理工作。这些意外工作花费的时间通常超乎你的想象,而你现在要做的是尽快完成收集工作,以使你的系统走上正轨。

考虑一下,那些收藏品和纪念品对你是否还有意义。

如果你决心彻底地解放自己的大脑,那么,在所有的区域全面落实这一计划就势在必行了。

千万不要让“不怎么重要”的事情吞噬掉你在家时的精力。

我的建议涉及如何评估和组织整理你周遭环境中所有需要保留的事物,以避免它引起你的无谓关注。

我的建议是,每张纸上只写一件事情。当然,你也可以在同一张纸上列出长长的清单,但是,考虑到日后要分别处理每件事情,每张纸上只记录一项工作的效果会更好。当你着手进行处理时,基本要求是每次只专注于一件事。所以,把每个想法记录在相对独立的区域,不管是多么琐碎的想法,能让“专注”变得容易得多。

在这种情况下,你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺,千万别遗漏任何事情。

“未尽事宜的引子”清单

对于任意值得给予某种程度关注的事项,如果你能简单界定其清单界限,就算完成了收集任务。

收集到工作篮中,但不要长期放置在工作篮中

第6章 理清阶段:清空工作篮

所谓清空工作篮,并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集到的每样东西,确定它是什么,它意味着什么,它需要你采取什么样的行动。

将工作篮中的任务转化为具体的下一步行动。

  1. 首先处理工作篮中最上面的事务。
  2. 一次一事。
  3. 永远不要把事务再次放回工作篮。

工作篮是一个处理问题的地点,而不是一个存储容器。

强迫自己只处理最上面的一项,其他的内容尽量看都不看。每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。

“当你将一件事务从工作篮中取出时,就应立刻判定它的实质以及处理方法,且永远不要把它再次放回工作篮。”

一般来说,工作篮中总会有些内容不需要(或者不可能)采取行动。这些无法付诸行动的事情,一般可以分为三类(流程图右侧的三个分支):·垃圾·待酝酿的事务·参考资料

把生活中的各种事情汇集到一起处理的时候,你会对自己的情况有更清醒、更全面的认识,知道哪些事情是必须做的,哪些事情是不必做的。

对付这种情况,我有两个方法:·如果你感到犹豫,扔掉它。·如果你感到犹豫,保存它。

在这些情况下,你应该怎么办呢?你面临着两种选择:·把它们记入“将来/也许”清单。·把它们的提示内容写入日程表或者“备忘录”。

“少于60秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”,是让一个归档系统能够全速运转的重要因素。

我发现,如果你不能把一件事情立即放入归档系统,那么你很可能不会再将这件事情归档了。这类事情如果你现在不做,日后也肯定不会去做的。

所谓的“下一步行动”,是能够推进事务完成的、具体的、可实施的行动。

这个“两分钟原则”的原理是:对于任何任务,保留、跟踪、最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说,这是一条提高效率的捷径。

只有行动才能掌握世界,而不是思考。手比眼更重要……手是思想的利刃。

尽管如此,你不应该沦为每天都要执行两分钟行动的奴隶。这个原则应该主要用于对新内容进行处理。

所谓“恰当的方式”可能是下面的某一种:·给对方发一封电子邮件。·写一张字条,然后交给某人。·给对方发条短信或语音留言。·在工作日程中添加这一条,以便下次与此人见面时进行探讨。·直接与他对话,当面或者打电话、发短信或即时信息都行。

在此,我要重申“项目”的定义,它是指你所承诺的、需要完成多步行动才能达到的目标。

列出项目清单的目的并不是要划分不同任务的优先次序,它只是为了确保你不会忘记这些任务。

因为这个项目清单是你进行工作回顾的重要内容,它能让你明白自己身在何处,要去向何方,并让你保持一种掌控每周生活的感觉。

第7章 组织整理:建立好清单

拥有完善的组织整理系统,你才有精力去放眼更宏观的问题,大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。

·“项目”清单·项目的辅助资料·记录在日程表中的行动和信息·“下一步行动”清单(一个或多个)·“等待”清单·参考资料·“将来/也许”清单

正如我曾经提到的,你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序,因为一旦情况有变,你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言,强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上,当你看到整个清单时,完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。清单仅仅是一个目录,它帮助你跟踪那些正在进行的事情,并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动,而其他行动都应该为其让路。

将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧,切不可将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。

从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多,这会造成巨大的浪费。

以下常见的下一步行动清单的标题会对你有所帮助:
·电话
·在电脑旁
·外出事宜
·在办公室时(杂事)
·在家时
·议事日程(按照人员或者会议分类)
·阅读/回顾

周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动,然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。

我们必须努力达到那种化繁为简的境界。
——约翰·加德纳

简化你的行动重点,会确保完成更多的任务。

我建议为以下这些人设立单独的清单:老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外,还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问,以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人。

那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间不够用。——让·德拉·布鲁斯尔

“等待”清单上的内容,应该是那些你不关心过程,只关心结果的事情(或由别人负责的事情)。

对于此类内容尤为重要的是,清单上要包含每个项目的时间要求,以及商定的所有截止期限。

跟踪任务最高效的办法就是,当提示信息出现的时候,就第一时间将其相关行动列入清单或存入文件夹。

把可付诸行动的书面文件和电子邮件与其他信息分开。

对材料进行组织整理的主要目的是减轻认知负荷,不必再不断地思考“我需要怎么处理它”。

接下来,你应该创建一个标题为“@等待”的文件夹,它将出现在“@行动”相邻的位置上。

将积压的电子邮件数量清零,比动辄积压上千封邮件更节省精力。

个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示,这样才能让你正确地选择将要采取的行动。

纸质材料有时比数字形式的材料更实用。

无论提示信息散落于何处——在文件夹里、在清单上,还是在电邮软件里——只要能够平等对待它们,并且保证定期回顾,那么就不存在任何问题

创建并维护一个包含所有项目(再重申一次,需要多个步骤才能完成的事情,我们将其称为项目)的清单吧,这绝对意义重大!

·对于控制和关注至关重要
·缓解微妙的紧张状况
·每周回顾的重点一目了然
·促进关系管理

每周回顾是实现长期承诺和日常行动成功匹配的关键因素。

何处寻找待发现项目你有可能在这三个主要领域发现“隐藏”项目:·当前活动·较高视野的利益和承诺·当前的问题和机会

这些事项分为三类:·问题·流程改进·创意和能力建设

没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是确保自己不会忘记这些项目,并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息

再次强调(别嫌我烦),不要将辅助资料作为行动提示信息——那是行动清单的职责。

不应该失去关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。

数字时代的内在风险是:有多少数据,就会有多少互不相干的存放位置。

非行动性资料可以划分为三大类:参考资料;提示信息,它们所代表的事情在当前不需要采取任何行动,但日后可能有此种需求;以及你根本不需要的东西(垃圾)。

他们收集到的所有资料依旧停留在“材料”阶段。也就是说,他们并没有分清哪些是行动性的,哪些是非行动性的。一旦你明确了它们各自的界线,作为参考资料的“材料”就不会再分散你的注意力,也不会混入待完成的工作,它仅仅是你的资料库而已。

  1. 一般性参考资料归档系统——纸质、电子邮件和简单的数字化存储。
  2. 专门资料的归档。
  3. 联系人管理工具。
  4. 图书馆/档案馆式的归档系统。

专门资料的归档 如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹,或者归档资料内容庞杂,那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域、抽屉或者数据库,并建立一个独立的字母排序的归档系统,或者其他便于搜索的系统。

一般来说,除非是明确属于某一特定类别,最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。

关键在于定期回顾、评估你的系统,进行必要的动态进程校正。

“将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反,它们通常是你生活中最有意思、最激动人心、最有创造性的事情。

为你创造性的想象力创建一个清单 当你有了时间、金钱和机会,你都希望做哪些事情呢?把它们逐一地记录在“将来/也许”清单上。典型的事情包括有:·为你的家庭购买或者建造房屋·开始从事的业余爱好·想要学习的技能·想要表达的创意·需要购买的服装和饰品·想得到的玩物(高科技或其他类型玩具!)·计划中的旅行·希望参加的组织·打算参与的公益性活动·想了解的事情、想做的事情

我们有能力做的,也有能力不去做。——亚里士多德

记录在日程表里的事务,一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情。这样的事务数不胜数,下面列出几类:
·提醒自己开始落实某个项目
·你可能想要参与的活动
·提醒自己做出决定

是不是有这样的情况:一些重大任务并不需要立即做出决定,可以把它推迟到以后再处理,以便让自己在当前可以保持较为轻松的工作状态?”如果答案是肯定的,那么日程表就是放置这类任务提示信息的最好地方。

从本质上讲,“备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统,它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中,并在指定的日期展示在你面前,就好像这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。

核查清单:创造性和建设性提示

许多时候,在你对某项工作足够熟悉以前,你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。

在情况快要失去控制的时候,我会暂时开列一张清单,上面写着我不得不处理的任务,直到情况重新得到控制。

为了激发你的创造性思维,下面我列出一个核查清单题目列表,这些都是我使用过多年的清单。·工作责任范畴(工作的职责范围)·运动疗法(肌肉抗阻训练计划)·旅行核查清单(旅行前要检查和完成的事情)·每周回顾(在每周回顾中要检查和更新的事情)·培训计划的组成要素(当推出某个培训新课程时,一切需要处理的情况,从前期到后期)·关键客户·要保持联系的人(所有你想联系的圈内人)·年终活动(这一时期的所有总结活动)·个人发展(应该定期评估的情况,以确保个人平衡与进步)·笑话

第8章 回顾阶段:保障系统的有效运行

每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认:“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情,一旦我决定处理,马上就可以付诸行动。”

第9章 执行阶段:选择最合适的行动

相信你的感觉,或者说相信你的本能反应、你的直觉——可以作为你的参考点的任何东西,它们能让你退后一步,与自身的智慧源头联结

·确定某一时刻具体行动的“四标准法”
·评估每日工作的“三分类法”
·总体检视工作的“六层次法”

记住,当你确定下一步行动时,是依据下面的四重标准进行的:1. 情境2. 有多少时间3. 有多少精力4. 重要性

对于那些花费时间较短的行动,你完全可以利用每日的零碎时间来完成它们,这也是提高办事效率的最有效的途径。

建议你时刻带着一份小事清单:上面列出的都是一些花费极少精力或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时,就可以拿出这份清单来执行。

在你结束了一天的忙碌时,为了能够坦然面对未能处理的事情,你必须对自己的责任、目标和价值观有一个清醒的认识。

在一天的工作中,在任何一个时间点,你所进行的活动不外乎以下3种:·执行事先安排好的工作。·处理突发事件。·安排自己的工作。

·5楼视野:人生。·4楼视野:长期展望。·3楼视野:1~2年的目标。·2楼视野:关注和责任范围。·1楼视野:当前的工作。·地面:目前的行动。

凭直觉想象一下12~18个月后你想要达到的境况:那时你的工作会是什么样的?那时的工作状况会引发哪些变化?要尽量具体,要考虑方方面面的细节,然后你就会了解到,为了达成这一目标,你在个人方面要做出哪些牺牲,要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。

对此,你应该向自己提出的问题是:·我们机构的长期目标和目的是什么?为了履行我的责任,我需要完成哪些相关的项目?·我为自己设定的长期目标和目的是什么?为达成此目标,我该执行哪些项目?·还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情?

第10章 学会控制项目

完善的时间管理系统还差一个关键部分,即所谓的纵向视角——激发自己大脑的活力,对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。

实际上我们所有人都应该在生活和工作方面进行更多的、更频繁的非正式计划。这种做法会大大降低我们的心理压力,并能以极小的代价换来巨大的回报。

任何一个成功的项目在进行到中途时,看起来都如同一场灾难。——罗莎贝斯·莫斯·坎特

你建立起的系统以及运用的技巧,应该能够帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的项目和情况。

然而有两类项目,确实需要我们进行某种形式的安排策划:(1)那些你已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事务;(2)那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目。

最常见的几种计划导向的行动方式为:个人头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息。

随时产生的想法 不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候,当你处于一个与计划工作毫不相干的地点时,却会想出一些好点子来。

项目计划的辅助工具和架构

获取想法、提高生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功能”现象——合适的工具更容易激发你的好想法。

运气影响一切。让你的鱼钩始终垂放在你认为鱼会出现的溪流里。

形式往往能够决定功效。将自己置于易于捕捉思想的环境中,那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。

手写痕迹往往包含丰富的情境记忆提示,事实证明,这些提示具有长期价值。

只有在我将自己的想法表达出来之后,我才能清楚地了解自己的想法。

用你的数字化工具进行思考

智能手机之类设备的价值在于执行思考结果,而不在于生成创造性思维。因此,我需要更多而不是更少空间。

如果缺乏一个良好的系统来存储你的糟糕创意,那好创意恐怕也会无家可归。

人们仅仅创建了某个主题文件夹,并放入可以收集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后,就可以大大地提高他们对事务的控制力。这种方式无论在客观上还是主观上,都能让你感到“一切都处于控制之中”。

当我们用不同设备进行表达时,我们往往会有不同的思考方式,许多人发现,用手书写和绘图能释放出更多精彩纷呈的创意。

通常更适用于非正式规划和头脑风暴的两类软件,分别是思维导图和分级概要应用程序。

让我们把超前的焦虑变成超前的思考和规划。——温斯顿·丘吉尔

第11章 原则一:养成收集的习惯

焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的,而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。

当你大脑中别无他物时,你将“活在当下”,“心如止水”,工作与娱乐合而为一。

短板原理告诉我们,木桶能盛装的水量是由最短的那块木板决定的,同理,一个机构的效率是由机构内效率最低的关键人物决定的。

我和我的妻子就是如此,就算我们坐得非常近,我们也会把需要对方完成的工作放入对方的工作篮中。许多人都会对此感到惊讶,认为这太冷漠、太机械化了。事实上,这种做法能非常有效地避免打断他人正在进行的工作,而且使我们的关系更融洽,也让人感到更加自由——因为正是这种方式,让那些机械化的事务被纳入彼此的系统并得到处理,而不是在彼此面对面的交流时跑出来煞风景。

作为一个成功的组织,它的内部必须创建这样一种文化(或者说习惯、机制):每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量;对于那些无法及时完成的工作,可以对其重新协商、制订计划。

第12章 原则二:确定“下一步行动”

当一个组织习惯于将“下一步行动是什么”作为一个标准问题时,它会自然而然地在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。

这个技巧涉及思维、决策和有意识关注,是要经过后天学习才能掌握的。只有存在明确的现实需求(比如在危机中),或者存在某种现实压力(源于老板、子女或意外情形)迫使你就下一步行动做出决定,从而避免遭受痛苦的后果时,这个思维过程才会自发形成。

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于,把复杂的大任务分解成易操作的小任务,然后立即实施其中第一项内容。
——马克·吐温

第13章 原则三:学会关注结果

集中精力,让自己驶入快车道

而在这套方法中,处理日常事务时一个重要的技巧就是:学会在脑海中对结果做出正面的预期,并以此影响实践。

生活中只存在两个问题:(1)你知道你想要达到的目标,但你不知道如何达成它;(2)你不知道你的目标到底是什么。”如果这种说法是正确的(我认为是的),那么,也就只存在两种解决方法:·找到你的目标(结果)·找到具体的办法(行动)

最难做到的事情就是,把远大的理想融入平凡的日常活动中去,但其实二者在思维层面上的要求是相同的。

理想主义者认为,短期的问题无关紧要;愤世嫉俗之人相信,长期的目标没有什么了不起;而现实主义者认定,短期问题的处理,决定了长期目标的实现。
——悉尼·J·哈里斯

头脑风暴——表达和捕捉各种各样富有创造性的想法、观点和细节——也有助于让人们找到最佳的模式、最好的办法,帮助人们轻松地完成任何事情。

只有远大目标而没有具体行动就是在白日做梦;只有具体行动而没有明确目标则是无用的劳作;只有同时拥有目标和行动,世界才有希望。——英格兰苏塞克斯的一所教堂,1730年

收集组织关心的事项,理清期待的结果和必要行动,定期回顾其状况并纳入新事务,不断重新调整和分配资源——对于任何团队或公司来说,这些都是很关键的最佳做法。

第14章 GTD和认知科学

只要曾经利用GTD技巧去收集、理清、组织、回顾所创建的清单,任何人都会认同这样的结果:清晰度、控制力和关注度得以增强,进而实现这种体验带来的全部个人和组织利益。

支持性研究已在以下几个框架和类别中进行:
·积极心理学
·分布式认知:外脑的价值
·减轻未解决的认知负荷
·沉浸理论
·自我领导理论
·经由执行意向的目标追求
·心理资本(PsyCap)

GTD不仅是一种管理任务和项目的做法。在许多方面,它侧重于有意义的工作、有思想的生活,以及心理的健康,而不只是提供高效率的工作方法。GTD所强调的结果型思维,要求我们考虑生活事务,并学会有效地捕捉、理清、组织整理事务,以及评估结果,以便我们能更清晰地思考,无疑能真正改善我们的生活体验。

你的大脑是用来获得想法的,而不是用来保存想法。

未完成任务占据了大脑空间,从而令大脑的清晰度和注意力打了折扣。

沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注,而且你通常会有掌控感,感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情,并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。他们还能体验到行动和意识的融合,并在此过程中丧失其自我意识和时间感。他们通常有其内在动机,会基于行为本身而不是外界激励采取行动。处于沉浸状态的人往往有最佳表现,会完全投入眼前的行动。一旦人们进入沉浸状态,他们往往会不自觉地重复让他们获得这种体验的行动。

你每次只能有意识地关注一件事情。如果那是唯一吸引你注意的事情,你就处于沉浸状态。

包含自我领导理论的策略通常分为三类:行为导向、自然激励和建设性思维模式。

心理资本(PsyCap)是一个相对新颖的框架,组织心理学家借此着手评估员工的整体资源状态及其效果。它包括四项可定义内容:自我效能、乐观、希望和韧性。·自我效能是付诸行动并投入必要努力以成功应对挑战性任务的信心。·乐观是关于现在和未来获得成功的积极因素。·希望意味着坚持目标,并在必要时重新定向实现这些目标的路径。·韧性是指在摆脱困境或解决问题之后恢复乃至于改善——原始状态。

个人确认有意义的项目,设计完成项目所需的下一步行动,然后完美跟进整个过程,直到项目完成。这样积小胜为大胜,就可以生成更大的能力,做出更积极的承诺。

当具有潜在意义的一切东西都被收集、理清、组织和回顾,我们才有可能真正展示自己更成熟、更优雅、更聪明的一面。

第15章 GTD精进之路

  1. 采用最基本的工作流程管理;
  2. 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统;
  3. 利用技能创造明确的空间,完成任务,并且使你的表现越来越得体。

·基于“待执行事项”决定下一步行动;
·充分利用“等待”类型清单,以便能在适当的时机保存他人交付的预期可交付项目,并审查其后续状况;
·利用“日程”清单收集与他人的沟通信息,并加以管理;
·维护一个简单、易于访问的归档和参考系统;
·将日历表作为纯粹的“硬质景观”加以保存,不要让不相干的新事务破坏其可信度;
·进行“每周回顾”,以保证某个系统的功能正常化,且持续更新。

要为“每周回顾”安排时间,如果尚未养成习惯,就会面临巨大的挑战

要想重新步入正轨,只需要重演基本套路:拿起纸和笔,再次清空你的大脑;清理你的行动和项目清单;确认并添加新的项目和下一步行动,从而更新你的清单;清理系统遗漏的内容。

高级层面“搞定”精通水平的标志是:·一个完整、最新、清晰的项目清单;·一张角色、职责、兴趣(个人和职业)的地图;·一个集成化的全面生活管理系统,这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的,用于动态监控日常工作以外的行为;·面临的挑战和意外状况将驱使你采用(而不是弃用)这个方法。

在这个阶段,精通GTD(事实上是精于生活!)的标志是,一个人正视所有他/她关注的对象(担心、忧虑、难题、问题和紧张因素),并将其转化为可实现结果(项目),以便通过具体的下一步行动进行处理。

压力增大而不是减小了此类方法的应用频率

你在每周过半的时候的确要执行一次“每周回顾”,因为你需要通过关注升级来重新校准你的工作,而不是仍然把“先来后到”当作你的优先处理准则。

这种精通程度涉及两个关键点:·利用你得以释放的注意力,探索更加重要的工作内容和价值;·利用你的外脑,创造新的价值。

将你的注意力放在你生活和工作的更微妙和更高层次,这种能力在很大程度上取决于你能否“安顿好”更具操作性和必要性的一般内容,如果你不进行适当管理,这些内容很容易干扰并消耗你所关注的创造性内容。

一旦你对管理系统的应用精通到这种程度,“搞定”的实施重点就会发生转移,从以最有效的方式处理新事务和日常生活中的内在需求,转移到充分利用自设情境和触发因素的优势产生富有创造力的想法、观点,激发通常情况下不会采取的行动。

不必苦思冥想你需要思考什么,岂不快哉!

正如认知科学家已经证实的,你的大脑不擅长突如其来的回忆,却很擅长富有创造力地思考其直接面对的评估对象。一旦摆脱了记忆功能,大脑就成为一个可以发挥惊人作用的装置,它把事情放到“门前”,让你不必苦思冥想思考的内容。

每件事情都要在适当的情形下得到快速、圆满的处理,除了当下的事务,让你的大脑空空如也。

结语

这里有一些推动你实施这一方法的小提示:·建立起用于个人组织整理的设施。·安排整理你的工作区。·准备几个工作篮。·创建一个可行和易于访问的个人参考系统(工作和家用)。·准备一个好用的计划手册,上面应该有完整的管理项目的清单。·允许自己做出旨在改善工作环境的任何改变。挂图片,买钢笔,扔东西,重新安排你的工作区。为你重新启程提供支持。·预留出一些时间,让你可以整理办公室中某一个完整的区域,然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中,并采用本书介绍的方法进行处理。·同别人分享你从书中获得的知识、你的实践经验以及感受(这是最快的学习方法)。·3~6个月后,再回顾本书的内容,你会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。只要你认真阅读,你的收获会比第一次更多。·与推广和使用本书方法的人保持联系,参与他们的讨论和实践。

致谢

生命中最重要的不是我们拥有什么,而是我们拥有谁。
——J·M·劳伦斯

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GTD®是Getting Things Done®(搞定)商标缩写,即戴维·艾伦独创的工作–生活管理系统,旨在帮助人们从高压和不确定状态提升到无压高效的整体状态。

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