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我的知识管理工具选择原则和历程

#主题研究 #知识管理能力

行业情况

个人知识管理:2020 年以来,个人笔记工具领域发展迅猛。几乎每一个季度,我们都能看到令人激动的新产品出现。[[Roam-Research]], [[obsidian]], [[logseq]], [[Muse]], [[flomo]], [[Heptabase]], [[Tana]]…… 这一系列的名称,说明了数字技术已经在个人知识管理这个领域蓬勃发展与广泛应用。

团队知识管理:科技企业最喜欢用的 [[Confluence]](企业知识管理与协同软件)、[[JIRA]](项目管理软件)、[[GitLab]](代码仓库管理软件),国内的有[[语雀]]、[[飞书云文档]]、[[钉钉]]、[[企业微信]]、[[腾讯文档]]等产品,也包括企业信息系统平台,比如 OAS、ERP、CRM 系统等,这些都属于知识管理系统的一部分。

信息协作:协作对知识型团队来说必不可少,从最简单的即时通信工具,比如微信群,钉钉群等,到具备协作能力的生产力工具,比如 [[Confluence]]、[[GitHub]]、[[notion]]、[[Figma]]、[[飞书]]、[[语雀]]等,除了要会使用这些工具,还要了解与之相关的一些基本原则,比如有效沟通、线上社交礼仪等。

看了《[[底层逻辑]]》这本书,刘润提出了一个公式:人生的商业模式=[[能力树|能力]]X[[效率]]X[[杠杆]]。

能力是不去做永远都不知道的事情,自己很多年在研究知识管理,有一些能力基础,但是要从那么多研究知识管理的人中脱颖而出,提升效率是非常关键的。

"工欲善其事必先利其器",这个是我一直坚信的。而在选择“器”的时候,总会陷入体验产品的漩涡,而忘记了真正的目标:输出

知识管理工具应该选择什么软件呢?

在知识管理的软件选择上,自己经历了蛮多了软件:[[有道云笔记]]、[[幕布]]、[[腾讯文档]]、[[飞书]],[[flomo]]、[[滴答清单]]、[[印象笔记]],当自己还在不停的探索的时候,那就是没有找到合适的笔记理论和笔记工具,当方法和工具都确定后,那么剩下的就是不停的丰满打造这个知识库
这里不细说每个笔记软件的历程,因为现在回顾,发现陷入软件怪圈是痛苦的,因为笔记软件太多,关键不在工具的选择上,更应该通过原则找到合适的软件:

  1. 知识的迁移是一个比较费时的事情
  2. 软件永远会有新,不要追新,软件不是财富,内容才是,不要舍本逐末,要不忘初心
  3. 多个系统记录碎片化信息是浪费时间的,没有形成[[聚群效应]]
  4. 好的知识管理方法和流程非常重要:比如[[卡片盒笔记法]][[GTD]],[[知识图谱]],[[双链]][[KG笔记法]]

工具选择的原则

返璞归真,需要注意的几个环节是:

  1. 原子化: 一个主题只有一个笔记,形成原子笔记,方便被其他笔记引用
  2. 标签化(少文件夹):每个[[原子笔记]]都能打标签,通过标签进行聚类,无论使用哪个软件,都需要建设有一套相同风格的标签体系;个人是倾向于尽量少建立文件夹,文件夹是用来区分文件类型,比如附件、卡片盒、收件箱,自己的笔记系统基本就只需要这三个文件夹。
  3. 编码化/链接化:相同标签的卡片,需要通过标题对卡片进行排序,这里需要自己建立一个适合自己的[[卡片盒笔记法编码体系]],没有编码也可以使用[[MOC]]
  4. 简单化:纯文本的输入,符合markdown语法即可,随时随地都可以记录,微信的输入框是最快捷的方式,所有手机都会第一时间安装微信,置顶输入框,发送文字和链接都可以记录是非常方便的.
  5. 流程化:知识管理的三个步骤-输入、整理、输出,找到一个最合适的工作流,做到一气呵成,每个环节能连接,没有断点。
  6. 产品化:每个工具一定要有对应的适用场景和产品理念,没有产品灵魂的产品,最终都会坚持不下去;放弃大而全的产品,兼顾所有,最后啥都做不成,小而美的产品反而能做到极致.
  7. 开放性:[[知识管理工具]]开放的底层数据是关键,强烈认可

一个好的笔记系统应该具备什么样的特征:

原则 必备性 介绍说明
可发布 必备 发布到网上方便(自建或者第三方发布都行)和其他人交流,获得反馈
创建简单 必备 随时随地创建页面,[[obsidian]]、[[智能文档]]就非常喜欢
支持标签,yaml 必备 标签支持层级,任意添加,添加标签时可以索引,[[五彩]]和[[obsidian]]的标签输入,大爱
可定制 必备 可以根据自己的喜好,增加任意功能,自定义快捷键
付费 必备 不付费的产品,缺乏信任,因为可以关闭服务,最好支持本地备份最好,防止企业倒闭
双链 必备 支持双链,通过双链形成知识图谱,建立可视化的链接

最终选择

一个系统兼顾易读性和维护性很难达到,建设了两个系统实现:基于标签的线状卡片盒笔记体系和基于双链的网状笔记体系

  • 基于标签的线状的卡片盒式笔记体系:有逻辑,是完整的文章。的确方便阅读,但维护不方便
  • 基于双链的网状笔记体系:每个卡片一个知识点,每个知识点又通过实体和关系相互连接,实现卡片笔记的原子化和连接性,优点是方便维护,缺点是不方便阅读。

目前推荐的方案是

  • 采集:
    • 闪念笔记- [[fleetingnotes]]
    • 文献笔记(网页):[[五彩]]+[[chrome]] +[[狐猴浏览器]]
    • 文献笔记(图书):[[微信读书]]
    • 结构化数据采集:[[Instant-Data-Scraper]]
    • RSS阅读器:[[qireader]]
    • 视频笔记采集::[[十行笔记]]
    • PPT管理工具: [[eagle]]
    • PDF:[[Zotero]]
    • 视觉笔记:[[飞书云文档]]
  • 加工:
    • [[obsidian]]
  • 分享:
  • 数据存储: 图片和服务选择-[[腾讯云]]

反思记录

  • 在线的知识管理工具好处是不需要太多的系统耦合,系统相对稳定,obsidian对接了很多系统,同步的稳定性无法保证。
  • 尝试很多的知识管理软件,印象笔记,有道云笔记,幕布,飞书,腾讯文档,今天还在对比轻记与flomo,这些工具都是次要,最重要是找到知识管理方法,并根据这方法找到合适的工具,一条道走到黑。

历史的想法:如何处理想法在多个软件系统中的问题?

目前涉及到知识管理的软件有多个:

  • 滴答清单
  • 印象笔记
  • flomo -》可以备份到notion中
  • 飞书
  • 腾讯文档

由于历史问题,一直没有找到一个合适的软件。经过试验,目前基本确定在flomo上。

如何进行整合呢?

印象笔记中与 flomo 中的想法两者进行整合,工作量非常大,有一种方法就是让flomo 的内容重新整理,有空的话再强再把印象笔记的内容迁移到这里,待确定清楚后,在统一

flomo到底在自己的知识管理承担什么样的角色?

寻找一个好的知识管理软件,就是为了帮助自己快速的存储和检索知识, 可以随时复习、使用

因为是大脑的助手,所以要求要非常高,给大脑做助手,效率要高,大脑不能做长时间的计算,瞬间计算很快

所以在选择知识管理软件上,自己比较苛刻,到目前为止都没有找到好的软件

  1. 可以讲[[得到]]听书作为自己书名的索引,就不纠结读书笔记到底是从得到过来还是微信读书过来,书名统一用得到的书名
  2. 可以将没有标签的内容,作为自己的“收件箱”
  3. flomo的卡片排序可以试用memo
  4. 一段时间需要攻克的主题,可以使用置顶的方式
  5. [[滴答清单]]、[[flomo]]或者[[fleetingnotes]]、[[印象笔记]]或者[[wordpress]]3者之间的关系:初步整理是
    • 滴答清单做行动类的行动信息, 认知类的信息放到flomo中,这是我之前发布卡片的网站,初步的想法是,用flomo做闪念笔记(印象笔记做闪念笔记太不灵活),闪念笔记整合好后放到印象笔记,在发布到官网
      • 滴答清单,用来记录和整理各种行为记录
      • flomo和[[fleetingnotes]]只记录各种想法,是思考记录
      • 印象笔记记录:对外发布的记录,同步到官网,还有图片、pdf、电子书、照片等资源

团队版本的知识库(Knowledge Base)管理软件有哪些?

滴答清单与flomo的纠结点

今天上午把滴答清单的所有父子标签都设为一级标签,通过过滤器将同一个主题相关的标签进行汇总,然后将这些常用的主题进行置顶,终于了解过滤器的用法!

因为滴答清单特别的好用,很想把自己的各种想法都记录到滴答清单。但后面又发现自己将自己的所有思考都记录到了flomo,将执行和认知放在一起,会出现之前的混淆状态,最后还是使用flomo将想法进行记录,专业的人或工具做专业的事

竞品分析

  • PingCode  https://sc.pingcode.com/qhgqm
  • Confluence  https://www.atlassian.com/zh/software/confluence
  • KnowledgeOwl  https://www.knowledgeowl.com
  • Document360  https://docs.document360.com
  • Helpjuice  https://helpjuice.com
  • Notion  https://www.notion.so
  • Evernote  https://www.yinxiang.com/
  • Obsidian  http://obsidian.com
  • 语雀  https://www.yuque.com
  • 石墨  https://shimo.im
  • Wolai  https://www.wolai.com
  • flowus  https://flowus.cn
  • Roam Research  https://roamresearch.com
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